در مطلب طراحی شغل و نگاهی متفاوت به انگیزاننده های شغلی به موارد زیر می پردازیم:
مقدمه
تعریف شغل
طراحی شغل چیست؟
هدف از طراحی شغل چیست؟
الگوهای طراحی شغل کدامند؟
مدل های مختلف طراحی شغل کدامند؟
بازطراحی شغل
مقدمه:
همیشه این سوال در ذهن بسیاری از مدیران و یا حتی کارمندان بوده است که چه چیزی باعث ایجاد انگیزش می شود؟
معمولا به عواملی چون حقوق و پاداش و یا جشن ها و دورهمی های کاری و یا تفریحات اشاره می شود اینها به خودی خود لازم هستند اما چیزی که کمتر به آن پرداخته شده است این است که یک شغل به خودی خود می تواند باعث ایجاد انگیزه در فرد شود، طراحی شغل به این ایده می پردازد که با دادن معنا و مفهوم و ویژگی های دیگری به شغل می توان در فرد ایجاد انگیزه کرد.
در این مطلب می خواهیم بدانیم چگونه خود یک شغل می تواند عامل ایجاد انگیزه و رضایت بخشی در کارکنان شود؟
شغل چیست؟
برای رسیدن به یک درک مناسب از مفهوم طراحی شغل در ابتدا بهتر است تعریفی از شغل داشته باشیم:
شغل، مجموعه‌ای از وظایف، فعالیتها و مسئولیت‌ها است که با توجه به اهداف سازمان ایجاد و به یک فرد مشخص تخصیص داده می شود و از زیربنایی ترین کارهای یک سازمان می باشد.
توجه: شغل با موقعیت شغلی متفاوت است ممکن است ما یک شغل مشخص داشته باشیم مانند بازاریابی و شرکت ما به پنج نفر که در حوزه بازاریابی می توانند برای سازمان مفید باشند نیاز داشته باشند پنح همان موقعیت شغلی است.
شغل با پست نیز متفاوت است پست یک جایگاه سازمانی است که حتی ممکن است وجود خارجی هم نداشته باشد.
طراحی شغل چیست؟
منظور از طراحی شغل ایجاد محتوایی برای شغل که ارتباط دهنده وظایف، فعالیتها و مسئولیت‌ها و ویژگی های فرد شاغل در جهت بهبود کارایی سازمان و رضایت فرد شاغل می باشد.
پنج عامل اصلي که در طراحی شغل به آن پرداخته می شود عبارتند از تنوع مهارت، هويت شغل، اهميت شغل، استقلال شغل، بازخورد شغل که این عوامل در ایجاد رضایت شغلی موثر هستند.
در واقع در طراحی شغل به چنین سوالاتی هم پاسخ داده می شود:
• چه فعالیت هایی برای انجام کار لازم است یا چه فعالیت هایی بخشی از کار است؟
• فعالیت ها چگونه انجام می شوند؟
• چه مقدر فعالیت برای هر کار باید انجام شود؟
• چه دنباله ای از فعالیت ها برای انجام کار باید انجام شوند؟
پاسخ به سوالات بالا ما را به تعریف روشن و واضحی از یک شغل خاص می رسانند. و ریسک انجام کار را کاهش می دهند.
یک تعریف خوب از شغل احساس موفقیت و عزت نفس را در بین کارکنان بالا می برد.
کل فرایند طراحی شغل با هدف رفع مشکلات مختلف در مجموعه سازمانی،و بهبود شغل و روابط مرتبط می باشد، به طور خاص در طراجی شغل موارد زیر مشخص می شوند:
• میزان کار اضافه ای که انجام می شود بررسی می شود.
• میزان کم کاری مشخص می شود.
• از به وجود آمدن کار تکراری و خسته کننده جلوگیری می شود.
• کارمندان احساس فاصله از کار ندارند.
• ساعات کار به روشنی مشخص می شوند.
• فرآیندهای کار به روشنی مشخص می شوند.
هدف از طراحی شغل چیست؟
هنگام طراحی شغل باید در ابتدا هدف خود را بدانیم ، هر چند با توجه به تعریف طراحی شغل می توان نتیجه گرفت که طراحی شغل می تواند در کارکنان ایجاد انگیزه کند. اما گاهی هدف مدیران تنها کارایی و بهره وری سازمان می باشد و به فرد شاغل و روحیات و ویژگی های شاغل اهمیتی داده نمی شود. هر چند تعیین هدف به عوامل دیگری هم بستگی دارد مثلا ماهیت سازمان شما چیست؟ افراد شاغل در آن بالغ هستند یا نابالغ؟
ارگریس در تئوری بلوغ و عدم بلوغ انسانها را در دورۀ بالغ و نابالغ قرار می دهد، معیار او برای این رده بندی سن عقلی است نه سن تقویمی .
١- الگوهای نا بالغ: این افراد دارای خصوصیاتی هستند از جمله منفعل، وابسته، علایق سطحی، فرمانبردار و مطیع، چشم انداز محدود و تحت تأثیر محرکهای مادی برانگیخته می شوند .
۲- الگوهای بالغ: این افراد دارای ویژگی هایی هستند از جمله فعّال، مستقل، چشم انداز وسیع و بیشتر تحت تأثیر محرک های غیر مادی برانگیخته می شود.
در تمام مقالات و کتابهای مختلف درباره طراحی شغل اهداف زیر از یک طراحی مناسب قابل استخراج هستند:
• ایجاد انگیزه: اگر طراحی شغل مناسب باشد در فرد شاغل انگیزه درونی و بیرونی ایجاد می کند.
• رضایت شغلی
• بهبود عملکرد
• احساس نزدیکی به کار، هم از نظر ذهنی و روانی و هم کاهش نرخ آماری چون استعفا، غیبت و…
• ایجاد هویت در فرد شاغل
• افزایش سازگاری با تغییرات ایجاد شده در محیط کار
• با مشخص کردن میزان ساعات کاری که یک شخص باید انجام دهد برنامه کاری و استراحت منظمی را برای او طراحی می کند.
در واقع طراحی شغل مناسب و مفید می تواند یک مزیت رقابتی مهم برای سازمانها باشد.
الگوهای طراحی شغل
ساده سازی شغل( Job Simplification) :
به معنای شکستن شغل به قسمتهای نسبتاً ساده تر با هدف بالا بردن بهره وری فرد با به حداقل رساندن تلاش های جسمی و ذهنی مورد نیاز برای انجام یک کار پیچیده است. که در آن وظایف و فعالیت ها مشخص و معین با کمترین انعطاف می باشند.
در این حالت شغل تخصصی می شود و شاغل نیز متخصص، اما چون به ویژگی های فرد شاغل در آن توجه نشده است در بلند مدت باعث بی انگیزگی، خستگی، ایجاد فاصله از کار می شود.
توسعه شغلی (Job Enlargement): در توسعه یا گسترش شغلی در واقع شغل به صورت افقی رشد می کند، یعنی به تعداد وظایف و فعالیتها و مسئولیت های فرد شاغل افزوده می شود.
از مزایای این روش کاهش هزینه ها، افزایش میزان مشارکت کارکنان، کاهش غیبت و ترک خدمت می باشد اما در این مدل چون به ویژگی های فرد شاغل توجه نشده است و اگر افزایش عملیات هماهنگ با جبران خدمات کارکنان نباشد تاثیر انگیزشی قابل توجهی در کارکنان نخواهد داشت. ضمن اینکه چالش زیادی هم به شغل اضافه نخواهد شد و چالش تقریبا به همان اندازه حالت قبل است.
گردش شغلی (Job Rotation):
منظور از گردش شغلی جابجایی کارکنان در مشاغل مشابه و در زمان مشخص می باشد، این کار در مواردی که مشاغل بسیار ساده و یا سخت باشند برای سازمان و کارکنان مفید خواهد بود، چون فرصت های متفاوتی را در اختیار آنها قرار می دهد. از مزایای این روش می توان به مواردی چون افزایش روحیه، کاهش نارضایتی در مشاغل ساده، کاهش خستگی و یكنواختی در مشاغل سخت، ایجاد انعطاف پذیری در سازمان، ایجاد فرصت برای آموزش نیروی انسانی و تربیت نیروی انسانی مجرب اشاره کرد.
غنی سازی شغل(Job Enrichment)
این روش طراحی شغل برخلاق توسعه شغلی به صورت عمودی و همراه با گسترش در عمق شغل است.
در غنی سازی شغلی آزادی عمل، اختیار و مسیولیت بیشتری به کارکنان داده می شود، به طوریکه کارشان را با کنترل کمتری انجام دهند و حتی برخی فعالیت های سرپرستان خود را نیز بر عهده بگیرند، از این طریق آنها قادر خواهند بود از تواناییهای خود به خوبی استفاده می کنند.
در واقع غنی سازی شغل فرصتی است که به کارکنان داده می شود تا تواناییهای خود را با افزایش مسئولیت ها و چالش ها کشف کنند.
کارکنان نسبت به شغل شان و ماهیت آن شناخت پیدا می کند و نتیجه کار به آنها بازخورد داده می شود.
غنی سازی شغل با طیف وسیعی از فعالیت ها و چالش هایی که سطح دشواری های مختلفی دارند، مشخص می شود. سازمان می تواند از طریق این روش طراحی شغل به نتایج زیر دست یابد:
• با بالا رفتن روحیه و انگیزه کارکنان آنها می توانند نتایج برتری کسب کند و از این رو، سودآوری شرکت افزایش می یابد.
• هنگامی که کارکنان مسئولیت بیشتری برای کار و نتایج خود به عهده می گیرند، عملکرد سازمان بسیار آسان می شود.
• سازمان با دادن اختیار به کارمندان برای انجام مشاغل سطح بالاتر، در واقع در حال آماده سازی کارمندان خود برای بر عهده گرفتن جایگاههای سطح بالا در آینده نزدیک است.
• همچنین با غنی سازی شغلی ممکن است تعداد سطوح در مدیریت کاهش یابد و از این طریق پیچیدگی سازمان به حداقل برسد.
در نهایت هدف از غنی سازی شغلی ، ایجاد انگیزه در کارمندان برای استفاده از توانایی های خود است که در طول دوره کاری بی استفاده مانده اند. همچنین از طریق غنی سازی شغلی ، شکافی ایجاد می شود تا کارکنان فرصت انجام کاری جدید را پیدا کنند که در نهایت منجر به افزایش سطح رضایت می شود.
مدل های طراحی شغل:
مدل پردازش اجتماعی (Social Information Processing) :
در مدل پردازش اجتماعی به این نکته توجه می شود که بازخورد بیرونی ( خانواده شاغل و جامعه) نسبت به آن شغل چگونه است؟ در واقع به نتایج اجتماعی کار نیز توجه می شود. چون گاهی رضایت شخص به رضایت اطرافیان او وابسته است.
مدل دو عاملی هرزبرگ
فریدریک هرزبرگ در تئوری انگیزش- بهداشت، دو عامل بهداشتی و انگیزشی را عوامل انگیزش معرفی کرده است.
١- عوامل بهداشتی: به عوامل بهداشتی عوامل ابقا یا نگهدارند وضع موجود هم می گویند. وجود این عوامل در محیط کار موجب انگیزه نمی شود، اما عدم وجود آنها میزان انگیزه را کاهش می دهد. عوامل بهداشتی عواملی چون حقوق و مزایا، جایگاه شغلی، سرپرستی، خط مشی‌ها، مدیریت سازمان، روابط متقابل افراد و شرایط کاری مانند نور و دما و… می باشند.
۲- عوامل انگیزشی: وجود این عوامل موجب ایجاد انگیزه و عدم وجود آن باعث کاهش انگیزه می شود. عواملی چون آزادی عمل، دارا بودن اختیار در شغل، فرصت برای رشد و ارتقاﺀ که بیشتر با غنی سازی شغل مرتبط می باشد.
در مدل هرزبرگ برای ماندن شاغل در شغل خود هر دو عامل باید قوی باشند.
مدل JCM
مدل ویژگی های شغلی یا Job Characteristics Model که گاهی از آن به اختصار به صورت JCMیاد می‌کنند، توسط هاکمن و اولدهام طراحی شده است این مدل را می توان یکی از جامع ترین مدلها دانست که بر پایه غنی سازی شغلی بنا شده است.
مدل ویژگی های شغلی نظریه ای است که مبتنی بر این ایده است که یک فعالیت به خودی خود می تواند برای کارکنان انگیزه بخش باشد. بدین معنا که یک کار خسته کننده و یکنواخت برای انگیزه کارمند فاجعه بار است در حالی که یک کار چالش برانگیز و متفاوت تأثیر مثبتی بر انگیزش دارد.
در مدل ویژگی های شغلی هاکمن و اولدهام، برای طراحی شغل به سه مولفه کلیدی روانشناختی توجه می شود:
• تجربه کار معنادار: فرد حس معنادار بودن در کارش داشته باشد.
• مسئولیت: فرد مسئولیت کار خود را بر عهده بگیرد
• اطلاع از نتیجه: سازمان فرد را از نتیجه کارش مطلع کند.
هر کدام از مولفه های بالا خود زیر مولفه هایی دارند.
تجربه کار معنادار:
• اهیمت کار: فرد نسبت به تاثیر کار خود بر افراد سازمان یا جامعه واقف باشد.
• هویت کار: فرد بتواند با در نظر گرفتن مجموعه فعالیت های خود به آن هویت مشخص نسبت دهد احساس نکند فقط مجموعه ای خرده کارها به او اختصاص داده شده. در واقع کار او یک فرآیند است و آغاز و پایان دارد.
• تنوع مهارت های مورد نیاز: هر چقدر فرد بتواند از استعدادها و توانمندی های متفاوتی در کار استفاده کند نسبت به آن کار احساس معنادارتری دارد.
مسئولیت:
• استقلال و اختیار: دادن اختیار عمل به کارکنان باعث می شود آنها مسئولیت بیشتری را بر عده بگیرند و این حس مهم بودن و در نتیجه افزایش انگیزه به آنها می دهد.
اطلاع از نتیجه:
• بازخورد: وقتی به فرد بازخورد داده می شود او به تاثیر و اهمیت کار خود و نتیجه دادن تلاشهایش پی می برد و این باعث ایجاد انگیزه در او می شود.
باز طراحی شغل:
هنگامی که احساس می کنید کارکنان تان انگیزه لازم برای انجام کار را ندارند یا میزان غیبت و مرخص آنها بالا رفته و نسبت به کار دلسرد هستند، اول اینکه این نشانه ها را حتما جدی بگیرید و اگر در طراحی اولیه شغل نکات بالا را رعایت نکرده اید می توانید به بازطراحی شغل بپردازید. و عملکرد سازمان خود را بهبود ببخشید.
منابع:
ToolsHero: Job Characteristics Model (JCM)
Job Design – Meaning, Steps and its Benefits
Job Enrichment: Definition, Advantages, Disadvantages & Examples Video
طراحی شغل و مدیریت منابع انسانی
