چرا تجزیه و تحلیل شغل
اگر به آگهی های شغلی توجه کرده باشید، توضیحاتی در آنها دیده می شود، این توضیحات همان شرح شغل هستند که طی فرآیندی به دست آمده اند البته بعضی سازمانها ممکن است اصلا این فرآیند را طی نکنند و از سازمانهای دیگر کپی کرده یا چند آگهی شغلی را ترکیب کرده و چیزی از داخل آنها دربیاورند و یا اینکه سرانگشتی چیزهایی را که فکر می کنند موردنیازشان هست را می نویسند، اما اگر فرآیند شرح شغل برای هر شغل انجام شود شناخت بهتری از شغل صورت می گیرد و راهنمای مدیران برای جذب و استخدام خواهد بود و البته فواید دیگری هم دارد.
تجزیه و تحلیل شغل (Job Analysis) چیست؟ اهمیت و کاربردهای آن
هر چند صاحبان کسب و کارها برای موضوعات پایه ای مانند تجزیه و تحلیل شغل اهمیت کمتری قائل هستند و معمولا در آگهی های استخدامی آنها ابهام زیادی وجود دارد، اما در آینده و با بزرگتر شدن کسب و کارشان با موانع و مشکلات زیادی روبرو خواهند شد.
تجزیه و تحلیل شغل فرآیند جمع آوری و تجزیه و تحلیل اطلاعات در مورد محتوا و نیازهای شغل ها و همچنین زمینه ای است که در آن شغل ها انجام می شود.
خروجی های تجزیه و تحلیل شغل:
شرح شغل (Job Description):
تمام موارد مربوط به شغل از جمله مجموعه فعالیت ها، وظایف و مسئولیت ها، روابط بین کاری، چگونگی گزارش دهی و شرایط کاری در این بخش می آید.
شرایط احراز شغل (Job Specification:
این بخش مربوط به فرد شاغل می باشد و درباره‌ی جزئیات دانش، مهارت‌ها، توانمندی، جنسیت، سن و سایر ویژگی‌هایی که از فرد شاغل در آن موقعیت شغلی انتظار می‌رود، صحبت می کند.
کاربردهای تجزیه و تحلیل شغل:
بعد از انجام تجزیه و تحلیل شغل بسیاری از فرآیندهای مربوط به منابع انسانی به راحتی انجام می شوند و در واقع دلیل ناکارآمد بودن بسیاری از فرآیندهای مربوط به منابع انسانی نبود شناخت درست از شغل و نداشتن تجزیه و تحلیل مناسب از شغل است. بعد از اینکه این فرآیند انجام شود موارد زیر به شکل بهتری انجام می گیرند.
- برنامه ریزی منابع انسانی
- جذب و استخدام
- ارزیابی عملکرد
- برنامه ریزی برای آموزش و توسعه همکاران
- طراحی نظام پرداخت و جبران خدمت و پاداش ها
سوالهایی که در یک تجزیه و تحلیل کامل به آنها پاسخ داده می شود:
عنوان شغل چیست؟
تعیین رده شغلی و وظیفه اصلی به طور مثال کارشناس تحلیل داده ها، رده شغلی می تواند سطح ، پیچیدگی ها، اهمیت و مسئولیت های شغل را نشان دهد.
خلاصه کلی از شغل:
خلاصه ای که یک شناخت کلی از شغل به ما می دهد.
چه کارهایی باید انجام شود؟
تعیین فعالیت ها، وظایف، مسئولیت ها و سهم هر کدام از آنها در شغل یعنی می توان درصدهایی را برای هر کدام از فعالیت ها در نظر گرفت مثلا بیست درصد شغل یک فرد مربوط به فعالیتی چون تلفن کردن می باشد.
چه افرادی می توانند این کار را انجام دهند؟
تعیین ویژگی های شخصی که می خواهد در آن شغل کار کند، تعیین شایستگی ها که مروبط به دانش، مهارت ها و توانمندی ها می باشد. و می توان آنها را به دو بخش زیر تقسیم کرد.
شایستگی فنی یا : Technical Competencyمانند تحصیلات و تجربه، دانش، مهارت ها توانایی های فنی
شایستگی رفتاری یا Behavioral Competency: مانند مهارت های ارتباطی، تصمیم گیری، رهبری، قدرت مذاکره کنندگی
چه ایزارها و تجهیزاتی برای این کار مورد نیاز هست؟ فرد با چه نوع دستگاهها و… کار می کند؟
میزان ارتباط فرد با مشتریان چقدر است؟ مثلا میزان ارتباط Call center ها یا گارسون ها با مشتریان زیاد است.
فرد در این شغل با چه گروههای شغلی دیگر در ارتباط هست؟ روابط کاری؟ کسانی که از آنها گزارش می گیرد و کسانی که به آنها گزارش می دهد؟
میزان اختیارت فرد چیست؟
آموزش های مورد نیاز کدامند؟ با توجه به مشخص شدن وظایف و شرایط احراز می توان آموزش ها را تشخیص داد
تحصیلات و تجربه مورد نیاز برای این شغل کدامند؟
ارزیابی عملکرد برای این شغل چگونه انجام می شود و معیارها و شاخص های آن کدامند؟ با توجه به تعیین شایستگی ها می توان معیارها را هم تشخیص داد.
خطرات و ریسک های احتمالی این شغل چیست؟ ( این بخش مربوط به ایمنی و سلامت در کار می باشد.)
چه نوع توانایی فیزیکی برای این شغل مورد نیاز هست؟
میزان حقوق، مزایا و پاداشی که به این شغل تعلق می گیرد چقدر است؟
تجزیه و تحلیل شغل چگونه انجام می شود؟
برای تهیه بخش های مختلف تجزیه و تحلیل شغلی می توان از روش های زیر استفاده کرد.
- الگوبرداری از سازمان های مرتبط
- استفاده از فهرست شایستگی های رایج
- مشاهده مستقیم فعالیت کارکنان
- مصاحبه ها با افراد شاغل در کار برای تعیین فعالیت ها، وظایف، مسئولیت ها و تعیین شایستگی ها
- پرسشنامه
- نشست های گروهی با متخصصان تحلیل شغل
- استفاده از سایت O*NET که یکی از بهترین و کامل‌ترین بانکهای اطلاعاتی در مورد مشاغل گوناگون است که توسط وزارت کار کشور آمریکا پشتیبانی می‌شود.
البته بسیار پیش می آیِد سازمان ها در شرح شغل اولیه شان نتوانید به تمام این موارد جواب دهند چون ممکن است بعضی فرآیندها را طی نکرده باشند به طور مثال هنوز ساختاری برای برای ارزیابی عملکرد وجود نداشته باشد.
در نهایت باید گفت تجزیه و تحلیل شغل از زیربنایی ترین کارهایی است که هر سازمان که به فکر توسعه خود می باشد باید به آن بپردازد.
تجزیه و تحلیل شغل کاری زمانبر و طولانی است که حوصله و صبر فراوان می خواهد گاهی مدیر منابع انسانی سازمان این کار را انجام می دهد و یا آن را به مشاوران بیرون از سازمان می سپارند.
منابع
https://study.com/academy/lesson/job-analysis-evaluation-definition-process-methods.html
https://hr.unl.edu/compensation/nuvalues/jobanalysis.shtml/
https://www.mbaskool.com/business-concepts/human-resources-hr-terms/1797-job-analysis.html
https://www.thebalancecareers.com/job-analysis-1918555
لینک های مرتبط:
طراحی شغل و نگاهی متفاوت به انگیزاننده های شغلی
مدل ۳۴۰۰۰ چیست؟ گام به گام به سمت تعالی سازمان
نحوه تدوین مدلهای شایستگی و معرفی مدل شایستگی SHRM
